SMC રોજમેળ Tricks and Tips :
મિત્રો..
સરકારી શાળા કે સંસ્થામાં નિભાવવાના થતા અનેક પત્રકો, ફાઇલો, દફતરો અને રેપોર્ટોની જેમ શાળાને મળતી ગ્રાંટોનો પણ હિસાબ અને રજિસ્ટરો તૈયાર કરવાના થાય છે.જે માટે SMC સભ્યોની મીટીંગ બોલાવી ઠરાવ કરી ખર્ચ કરવાની કામગીરી પ્રાસંગિક ના રહેતાં લગભગ દૈનિક જેવી બની ગઇ છે.5000/-થી શરૂ થયેલ શાળા ગ્રાંટ પણ હવે 75000/- જેવી માતબર કરી દેવામાં આવી છે. શરૂઆતમાં માંડ ચાર-પાંચ ખાતા(શાળા શજજતા, શિક્ષક ગ્રાંટ, રીપેરીંગ અને વાલી મીટીંગ) હતાં તે હવે વધી-વધીને (એસ.એમ.સી.તાલીમ, વાલી મીટીંગ, આ.ઇ.ઇ.ડી, વોલ પેઈન્ટીંગ, સ્વચ્છતા, બેટી બચાવો, વાચન સપ્તાહ, પ્રગ્ના ગ્રાંટ) પંદર જેવા થઇ ગયા છે અને વધતા જ જાય છે. ત્યારે SMC રોજમેળના હિસાબો નિભાવવાની Tricks and Tips જાણી તેનો અમલ કરવો જરૂરી બની જાય છે.
- SMC રોજમેળ ત્રણ રીતે લખી શકાય
- ચોપડામાં સિધા જ – બોલપેનથી (લખવા બેસો ત્યારે નીચેનો ક્રમ સાચવવો)
- બંધ સિલક માટે ગત વર્ષનું સરવૈયુ શોધી રાખો.
- કેલ્ક્યુલેટર ખરીદી લેવું – સારામાનું
- કરેલ ઠરાવની તારીખ સાથે રાખો ક જેથી ઠરાવ પહેલાં ખર્ચનાં વાઉચરો લખાય ના જાય.
- વાઉચરો તારીખના ક્રમમાં ગોઠવી દેવાં કારણ કે રોજમેળમાં મેન્યુલી રો ઉમેરી શકાતી નથી.યાદી બનાવી દો.
- પાસબુકમાં જે વર્ષનો હિસાબ લખવાના હોઇએ તે વર્ષની પહેલી અને છેલ્લી તારીખની લેવડ-દેવડ છપાયેલ હોય તે લાઇનની નીચે અંડર લાઇન કરી દેવી.
- એક સાદો કાગળ લઇ વર્ષ દરમ્યાન મળેલ ગ્રાંટની તારીખ, રકમ, કયા ખાતાની અને કેટલા રૂપિયા તેની યાદી બનાવી દો.બેંકમાં તો કુલ રકમ જ જમા થાય છે આથી કયા ખાતાની કેટલી તે નક્કી કરવું સરળ રહે.
- વિતરણ કરેલ ચેકનું અડધિયુ સાથે રાખો.
- હવે ઉપરની તમામ વિગતો તારીખ વાઇઝ મર્જ કરતાં જાવ અને રોજમેળ લખતાં જાવ.ભુલ વગર રોજમેળ લખાય જશે.
- રોજમેળ લખાય જાય અને કન્ફર્મ થઇ જાય પછી જ ખાતાવહી અને ખાતાવહી પરથી સરવૈયુ બનાવવું.
- હવે તમે જે વાઉચરોની યાદી બનાવી છે તે અલગ નોટમાં ઉતારી દો એ થશે તમારુ બીલ રજીસ્ટર
- ગ્રાંટની વિગતો નોટબુકમાં ઉતારી બનાવી દો ગ્રાંટ રજીસ્ટર અને એ પ્રમાણે ચેક રજિસ્ટર.
- કોમ્પ્યુટરમાં –એક્ષલ સોફ્ટવેરની મદદથી
- ઉપરના ક્રમ પ્રમાણે ચાલવું.
- કોઇ બીલો ભુલાય જવાય તો ચિંતા નહી કેમ કે રો ઉમેરી શકાશે.
- ખાતા કે વિગતો ફરી-ફરી લખવાની થાય ત્યારે Ctl + C અને Ctl+P નો ઉપયોગ કરવો.
- Sum અને Count જેવી ફોર્મ્યુલા શીખી લેવી.
- SMC રોજમેળના Shivani Accounting Softwareની મદદથી.
- આમાં કોઇ રીત કે રિવાજ કે ક્રમ નથી.તમને જેમ ફાવે તેમ લખી શકો.
- જેમ કે…હાથમાં પાસબુક આવી તો તમામ લેવડ-દેવડની એન્ટ્રી કરી દો, ગ્રાંટની એન્ટ્રી પહેલે કરો કે છેલ્લે કરો, વાઉચર તારીખના ઉલટા-સુલટી ક્રમમાં નાખો, વાઉચર નંબર આપો અગર ના આપો…
- બસ એક વખત તમામ એન્ટ્રી કરી દેવી ત્યારબાદ ચેક અને કરેક્ટ વિભાગમાં જઇ આરામથી રોજમેળ ઓડિટ કરાવી શકાય એવો નિભાવી શકશો.
- ત્યારબાદ ઉપરના તમામ રેપોર્ટની પ્રિન્ટ કરી લેવી.
- SMC રોજમેળ વિશેષતા :
- ઇન્ટરફેસ લેન્ગવેજ : ચાર – ગુજરાતી, અંગ્રેજી, હિંદી, મરાઠી ( ફેરફાર-ઓન ધ ફ્લાય)
- ફોન્ટ : Arial Unicode MS(શ્રુતિ), LMG-Arun(બકમ) , Harikrishan(અસદ)
- રોજમેળ : એક જ સોફ્ટવેરમાં ત્રણ રોજમેળ નિભાવી શકાશે.
- ડેટા એન્ટ્રી : એકાઉન્ટ ફક્ત નવા ખાતા જ ઉમેરવાના રહેશે. રેગ્યુલર ખાતા ઉમેરેલ છે.
- ડેટા એન્ટ્રી-વાઉચર : બે પ્રકારે ઉમેરી શકાશે.
1-વાઉચર ઉમેરો મોડ્યુલ દ્વારા : સર્ચ, ફિલ્ટર, ફાઇન્ડ કરવાની સગવડ
2-વાઉચર એન્ટ્રી-સરળ :ઘટના પસંદ કરવાથી રોજમેળ લખાય જશે !
- નાણાંકીય વર્ષ : એક જ સોફ્ટવેરમાં એકથી વધુ નાણાંકીય વર્ષના હિસાબ નિભાવી શકશો.બંધ થતિ સિલક પ્રથમ વર્ષે જ નાંખવાની રહેશે.
- પ્રોટેકશન : ડેટાબેઝને પાસવર્ડ વડે પ્રોટેક્ટ કરી શકો.મનગમતો પાસવર્ડ રાખી શકો
- ભુલો શોધવી : ચેક એન્ડ કરરેક્ટ યુટીલીટી વડે ભુલો શોધી શકાશે. ઝડપી અને નક્કર
- લાઇસન્સ : વન ટાઇમ પરચેજ લાઇફ ટાઇમ અપડેટ
- કોપી : એક કોમ્પ્યૂટરમાં એકથી વધુ કોપી ચાલે , યુએસબીમાં પણ ચાલે
- એક્ષલ ડેટા : કોપી કરી સોફટવેરમાં લઇ શકો , એક્ષલમાં બેકઅપ પણ લઇ શકાય
- રિપોર્ટો : 1-રોજમેળ, 2-ખાતાવહી, 3-સરવૈયુ, 4-સિલક રજિસ્ટર, 5-ગ્રાંટ રજિસ્ટર, 6-ચેક રજિસ્ટર, 7-બીલ રજિસ્ટર, 8-બીલ પ્રમાણપત્ર, 9-પેઇજ ટાઇટલ, 10-પાસબુક, 13-સ્ટોક મનેજમેન્ટ
